Locação barata pode encarecer eventos corporativos em 2027
Especialista da Altus Eventos aponta cuidados essenciais para evitar surpresas no orçamento de encontros empresariais.
Especialista aponta que desconsiderar infraestrutura e logística na fase de cotação compromete o planejamento financeiro das empresas para o próximo ano.
Com o avanço do setor de eventos corporativos, que registrou alta de 22% em grandes encontros de negócios em São Paulo, gestores que planejam o calendário de 2027 precisam redobrar a atenção ao orçamento. Focar exclusivamente em opções de locação barata pode gerar custos ocultos capazes de desequilibrar as finanças das empresas.
Custos ocultos além do aluguel
Segundo João Ugioni, CEO da Altus Eventos, o erro mais comum é considerar apenas o valor do aluguel do espaço na fase de cotação. Equipamentos audiovisuais, operadores especializados, infraestrutura de rede, mobiliário e horários estendidos de carga e descarga frequentemente entram como despesas adicionais após a assinatura do contrato.
“O orçamento de eventos corporativos fica incompleto quando considera apenas o aluguel. A proposta precisa mostrar o que está incluído e quanto custará atender às necessidades da programação”, destaca Ugioni.
Cinco orientações para a contratação de espaços
- Compare propostas com o mesmo escopo: Exija o detalhamento de locação, mobiliário, limpeza, segurança e equipe técnica para avaliar cenários equivalentes.
- Faça visitas técnicas minuciosas: Analise a capacidade elétrica, acústica, climatização, acessibilidade e qualidade da conexão com a internet no local.
- Mapeie taxas e restrições: Entenda as regras para montagem, desmontagem e possíveis multas por atrasos ou excedentes de público.
- Avalie a localização estratégica: Considere o impacto do endereço no deslocamento dos participantes e nos custos logísticos de fornecedores, ponderando sobre altas recentes em tarifas de transporte.
- Negocie flexibilidade: Garanta cláusulas que permitam ajustes na operação caso o número de participantes ou as demandas técnicas sofram alterações.